Organizzare una cena di beneficenza che abbia successo, raccolga consensi e fondi a sostegno del progetto è un compito che potrebbe riservare grandi soddisfazioni, seppur non di semplice realizzazione. Oltre a reperire sponsor ed una squadra di volontari e collaboratori, le qualità più importanti che sarà utile mettere in campo per organizzare una cena di beneficenza sono sensibilità, capacità diplomatiche ed organizzative, efficienza e molto tempo a disposizione.
Una cena di beneficenza ben programmata, curata nel dettaglio e guidata da un team efficiente e coeso sarà sicuramente un successo. Sarà utile seguire con attenzione alcuni importanti passaggi per organizzare al meglio una cena di beneficenza.
Pianificare le modalità di organizzazione dell’evento
Per prima cosa, sarà importante chiarire la tipologia di evento che si vuole realizzare. Se si opterà per una cena informale, si potrà pensare ad un buffet da consumare in piedi. In questo caso, ci sarà bisogno di poco personale e di una varietà limitata di cibi e bevande. Se, invece, si sceglie di organizzare una cena di beneficenza da servire al tavolo, allora, bisognerà rivedere i piani.
In questo caso, sarà necessario predisporre una squadra di camerieri esperti, predisporre le cucine e una maggiore varietà di cibi, da combinare per realizzare le diverse portate. L’organizzazione di una cena di beneficenza si farà più complessa se si sceglierà, invece, una cena con il menu e varie portate. In questo caso, oltre ai camerieri e alla pianificazione della spesa, si dovrà cercare uno chef, degli aiutanti di cucina, un sommelier e un barista professionale.
Quali eventi inserire nel corso di una cena di beneficenza?
Pianificata la cena, sarà importante programmare un evento che preveda (durante o dopo la cena) una raccolta fondi, durante la quale presentare il progetto che si desidera sostenere; la presenza di un gruppo musicale d’intrattenimento, eventuali danze e balli, potranno rendere la cena di beneficenza più dinamica e piacevole. Ovviamente ogni avvenimento in più da affiancare alla cena di beneficenza implica una riprogrammazione delle attività, con una ripianificazione dell’attività logistica e organizzativa dell’intera serata.
Come organizzare la squadra di lavoro?
Programmata nel dettaglio la serata, sarà necessario creare il team che collaborerà all’organizzazione e alla realizzazione di una cena di beneficenza. Il numero aumenta se si pianifica una cena elaborata e ricca di intrattenimento. Diventa necessario l’impiego di personale qualificato, all’altezza dell’evento. A meno che si tratti di una cena in un luogo pubblico o comunque già stabilito, sarà necessario una location adatta ad ospitarla.
Prima di giungere ad una decisione, sarà opportuno stilare una lista di 3 o 4 opzioni, considerando anche altri fattori che potrebbero influenzare l’affluenza e la partecipazione, quali la vicinanza a trasporti pubblici, stazioni ferroviarie, aeroporti.
Pianificare il budget
Per organizzare una cena di beneficenza sarà utile definire in linea di massima la somma di denaro che si intende raccogliere, anche in base al progetto sostenuto e all’impiego che verrà fatto con i soldi raccolti. Non bisognerà dimenticare che, spesso, una buona parte delle entrate andranno a coprire i costi dell’evento. Per evitare brutte sorprese, sarà necessario elaborare un piano finanziario e cronologico accurato, ricorrendo alla consulenza di esperti in materia di budget plan.
Oltre ad un consulente, sarà importante creare un comitato, anche costituito da amici e conoscenti che possano aiutare nella gestione dell’organizzazione della cena di beneficenza; in questo modo, si potranno suddividere i compiti, in base alle attitudini e capacità di ciascuno.
Per far fronte a tutte le spese organizzative, sarà buona norma andare alla ricerca di sponsor, che forniscano sostegno per assorbire i costi. Infatti, la maggioranza la maggioranza di questi offrirà il proprio servizi in cambio di pubblicità. I principali sponsor potranno essere aziende di catering, bibite, vini, alimenti, supermercati ed associazioni di categoria, oltre che ristoranti, bar, club sportivi e pubblica amministrazione.
Invio degli inviti e pubblicizzazione della cena di beneficenza
Pianificato ogni step, scelte la location e la data, sarà importante stilare la lista dei partecipanti, a cui spedire l’invito e far partire un’adeguata campagna pubblicitaria, attraverso cui dare la più ampia diffusione alla cena di beneficenza che si sta organizzando.